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Sistemas de clasificación

Tipos  de clasificación

El sistema elegido debe ser estable en el tiempo, perdurable, objetivo y comprensible. Los tipos de clasificación son 3:

  1. Clasificación funcional: los documentos se agrupan según las funciones de la entidad.
  2. Clasificación orgánica: los docuementos se agrupan según las divisiones administrativas de la entidad
  3. Clasificación por materias: según el contenido de los documentos.

El sistema más consistente y que cumple los requisitos es el funcional, ya que aunque una empresa cambie su organización, su actividad seguira siendo la misma.

Cuadro de clasificación

Un cuadro de clasificación es un marco dentro del cual se organizan los documentos, donde se ve la relación entre ellos y permite una mejor localizacion de cada uno de ellos.

Ejemplo de cuadro de clasificación:

  1. Archivos públicos.
    1. Poder judicial.
      1. Ámbito nacional
      2. Ámbito territorial
    2. Poder ejecutivo
      1. Administración General del Estado
        1. Departamentos Ministeriales
        2. Servicio exterior
      2. Administración Central
  2. Archivos Privado

Codificación

La codificación es la asignación de letras o números o una combinación de ambos para cada nivel del cuadro de clasificación. Según los signos usados , hay distitntos tipos:

  1. Alfabética: se usan letras
  2. Numérica: se usan números
  3. Alfanumérica: se combinan ambas.

Proceso de clasificación

Es el proceso por el cual se identifica el expediente, si existe o hay que crearlo; identificar a qué serie pertenece, buscar la subserie en la que se encuadra y anotar la clasificación resultante.

Elementos auxiliares

Los elementos auxiliares son subdivisiones que se pueden hacer dentro de los cuadros de clasificación, estos ùeden ser de dos tipos:

  1. Específicas: solo se aplican a un nivel, serie o subseriey se coloca al principio de este. Se identifica con la letra E
  2. Comunes: se pueden aplicar a todos los niveles, series o subseries, del cuadro de clasificación. Dentro de los elementos auxiliares comunes tenemos dos tipos:
    1. Nominales: están formadas por nombres que identifican personas, organismos, lugares… que se identifican con la letra N
    2. Uniformes: estas identifican los tipos de documentos , la correspondencia, las memorias, estadisticas, actas… que se identifica con la letra U
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