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Sistemas de ordenación

Ordenar es una tarea en la que se relacionan unos documentos con otros de acuerdo a un criterio establecido previamente, que puede ser la fecha, nombres, números.

Métodos de ordenación

  1. Alfabético: basandose en una palabra que identifique los docuemntos.
  2. Cronológico: se realiza la ordenación por la fecha de los documentos.
  3. Numérico: se toma como referencia un número atribuido a los docuementos.
  4. Mixto o alfanumérico: combina los signos alfabéticos y numéricos.

La ordenación interna de los expedientes

La ordenación se realiza en varios niveles. Los documentos dentro de los expedientes siguen un orden de tramitación, estos dentro de las series y las series siguen una jerarquía.

La ordenacion interna se hace siguiendo un procedimiento, debe ser coherente y cronológica, del documento más antiguo al más reciente. Estos documentos se identificarán con el nombre de la oficina, la fecha de inicio/finalización, el resumen del contenido , el número de documentos que contiene, el código del cuadro de clasificación y nombre de serie y la signatura de instalación.

Todos los documentos deberán ser guardados en carpetas para evitar su dispersion y deterioro, y simpre se usaran copias de los originales.

Cuando los expedientes han concluido se guardan en cajas, estas se identificaran con el nombre de la oficina, el código de clasificación y nombre del nivel, y el año/os.

Instalación

La instalación es la tarea material de ubicar los documentos físicamente en el sitio donde se van a custodiar. La finalidad de la instalación es aseguran la integridad física de los documentos y la información que contienen.

el mobiliario y/o contenedores y otros utiles serán acordés al trabajo que se realiza, a la frecuencia de uso de los documentos, deben ser practicos, y adaptados a su soporte.

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